Modul Audit für Dolibarr

Funktionen

Dieser Modul beinhaltet folgende Funktionen:

• Protokollierung von Benutzeraktivitäten und Änderungen an Daten
• Gelöschte Elemente wiederherstellen und Änderungen rückgängig machen
• Benachrichtigungen per E-Mail wenn bestimmte Aktionen ausgeführt wurden

Die Funktionen dieses Moduls sind sehr umfangreich. Daher stellen wir eine Demoversion zur Verfügung, um sich selbst einen Endruck von den Möglichkeiten des Moduls überzeugen zu können: https://demo.dolibarr.biz/

Aufzeichnung von Benutzeraktivitäten und Änderungen an den Daten

Die Möglichkeit, Änderungen an den Daten nachvollziehen zu können, ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal eines ERP/CRM Systems. Dieser Modul protokolliert sämtliche Änderungen an allen Dolibarr Elementen. Dolibarr Element sind zB. Geschäftspartner, Kontakte, Produkte, Leistungen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen, etc. Folgende Daten werden protokolliert:

• Datum und Uhrzeit
• Ereignis
• Element Typ
• Element ID
• Element Name
• Benutzer

Hier ein Beispiel der Liste der protokollierten Element

Änderungen an den Dolibarr Einstellungen werden nicht protokolliert (Menüs Einstellungen und Admin).

Gelöschte Elemente wiederherstellen und Änderungen rückgängig machen

Grundsätzlich kann zwischen 2 verschiedenen Artten von Ereignissen unterschieden werden:

• Ereignisse, bei denen Änderungen an Daten durchgeführt wurde
• Ereignisse, bei denen keine Änderungen an Daten durchgeführt wurde

Ein Beispiel: Wenn eine User den Bearbeitungsmodus eines Elements (zB durch drücken des Knopfes "Ändern" bei einem Kontakt) aktivieret, wird das Ereignis "edit" aufgezeichnet. Zu diesem Zeitpunkt wurden aber noch keine Daten verändert. Erst wenn der User den Knopf "Speichern" drückt, werden die eingegebenen Daten in die Datenbank übernommen. In diesem Fall wird das Ereignis "update" aufgezeichnet. Welche Änderungen durchgeführt wurden, sieht man in der Liste der Benutzeraktivitäten, indem man den Cursor über das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite des Bildschirms bewegt. Durch einen Klick auf das Papierkorb-Symbol werden dann die Änderungen rückgängig gemacht. Auf die gleiche Art und Weise können gelöschte Elemente wiederhergestellt werden

ACHTUNG: Sowohl die Wiederherstellung von Änderungen und gelöschten Elementen basiert auf dem "best-effort" Prinzip. Das bedeutet, dass es Fälle geben kann, in denen die Änderung nicht rückgängig gemacht werden kann, weil zB zu ein einem späteren Zeitpunkt Änderungen an verknüpften Elementen durchgeführt wurden. Diese Funktion ersetzt kein regelmäßiges Backup ihrer Daten!

Benachrichtigungen per E-Mail wenn bestimmte Aktionen ausgeführt wurden

Oft ist es hilfreich, über bestimmte Veränderungen bei Elementen aktiv benachrichtigt zu werden. Dieser Modul ermöglicht es, eine Benachrichtigung per E-Mail bei jedem Ereignis in Dolibarr zu aktivieren. Zur Konfiguration dieser Funktion werden Regeln definiert, die folgende Kriterien beinhalten:

• Ereignis
• Element
• Geschäftspartner (optional)

Sind alle Kriterien erfüllt, wird ein E-Mail versendet. Die Konfiguration des Mail-Empfängers kann auf 2 verschiedene Arten konfiguriert werden:

• verknüpfte Kontakte mit einem bestimmten Kontaktart (intern und extern)
• fixe E-Mail Adresse

Ein Beispiel: Folgende Regel wird konfiguriert:

• Ereignis = "confirm_validate"
• Element = "propal"
• Mail-Type = "internal"
• Kontaktart = "SALESREPFOLL"

In diesem Fall wird immer, wenn ein Angebot freigegeben wird, ein E-Mail an die verknüpften Kontakte diese Angebots mit der Rolle "SALESREPFOLL" (also dem internen Verantwortlichen für das Angebot) gesendet. Es kann eine beliebige E-Mail Vorlage für den Versand konfiguriert werden, welche über die Funktion "Einstellungen -> E-Mail -> E-Mail-Vorlagen" ertsellt werden kann.

Variablen in E-Mail Vorlagen

E-Mail Vorlagen bieten die Möglichkleit, Variablen zu verwenden. Zusätzlich zu den von Dolibarr bereitgestellten Variablen, werden von diesem Modul folgende Variablen bereitgestellt, die beim Versand von E-Mail Benachrichtigungen verwendet werden können:

__AUDIT_RECEIPIENT_EMAIL__ = E-Mail Adresse des Mail-Empfängers
__AUDIT_RECEIPIENT_FIRSTNAME__ = Vorname des Mail-Empfängers
__AUDIT_RECEIPIENT_LASTTNAME__ = Nachname des Mail-Empfängers
__AUDIT_OBJECT_URL__ = vollständige URL des Elements (zB https://demo.dolibarr.biz/comm/propal/card.php?id=1)
__AUDIT_OBJECT_EF_DES EXTRAFELDES>__ = Wert des Extrafeldes des Extrafeldes> des Elements
__AUDIT_OBJECT_LINKED_CONTACT____FIRSTNAME__ = Vorname des verknüpften Kontakts einer Kontaktart
__AUDIT_OBJECT_LINKED_CONTACT____LASTNAME__ = Nachname des verknüpften Kontakts einer Kontaktart

Sonderfall: Benachrichtigung bei Änderung eines Extrafeldes

Extrafelder sind eine sehr mächtige Möglichkeit, Informationen eines Geschäftsprozesses zu speichern. Manchmal kann es hilfreich sein, eine Benachrichtigiung zu erhalten, wenn sich der Wert eines Extrafeldes verändert.

Ein Beispiel: Beim Element "Projekt" gibt es ein Extrafeld "Bearbeitungsstatus" als Auswahlfeld mit den Werten "in Bearbeitung", "on-hold" und "erledigt". Wenn Sie nun Ihren Kunden Müller GmbH automatisch informieren möchten, sobald sich der Status des Projekts ändert, kann dies mit folgender Regel ermöglicht werden:

• Ereignis = "update_extras"
• Element = "project"
• Param = "bearbeitungsstatus" (hier also den Namen des Extrafeldes angeben - nur beim Ereignis "update_extras" relevant)
• Mail-Type = "external"
• Kontaktart = "CUSTOMER"
• Geschäftspartner = "Müller GmbH"

In der E-Mail Vorlage kann durch Verwendung der Variable __AUDIT_OBJECT_EF_BEARBEITUNGSSTATUS__ der neue Status direkt an den Kunden kommuniziert werden.

Copyright und Support

Autor

Dieser Modul wurde von Guenter Lukas Consulting entwickelt uns ist im Dolistore erhältlich

Support

Supportanfragen per Ticket via https://support.gl.co.at

(c) Guenter Lukas Consulting