Audit, annulation et notification par mail

Module d'audit pour Dolibarr

Caractéristiques

Ce module comprend les fonctions suivantes :

• Enregistrement des activités de l'utilisateur et des modifications de données
• Restauration des éléments supprimés et annulation des modifications
• Notifications par courrier électronique pour les événements

Les fonctions de ce module sont très étendues. C'est pourquoi nous fournissons une version de démonstration pour vous donner une idée des capacités du module : https://demo.dolibarr.biz/.

Enregistrement des activités des utilisateurs et des modifications des données

La capacité de suivre les modifications apportées aux données est une caractéristique qualitative importante d'un système ERP/CRM. Ce module enregistre toutes les modifications apportées à tous les éléments Dolibarr. Les éléments Dolibarr sont par exemple les tiers, les contacts, les produits, les services, les offres, les commandes, les factures, les livraisons, etc. Les données suivantes sont enregistrées :

• Date et heure
• Type d'événement
• Type d'élément
• ID de l'élément
• Nom de l'élément
• Nom de l'utilisateur

Voici un exemple de la liste des éléments enregistrés

Les modifications des paramètres de configuration de Dolibarr ne sont pas suivies (Menu Settings et Admin).

Restaurer les éléments supprimés et annuler les modifications

Fondamentalement, nous pouvons distinguer 2 types d'événements différents :

• Les événements dans lesquels des modifications ont été apportées aux données
• Les événements au cours desquels aucune modification n'a été apportée aux données.

Exemple : Lorsqu'un utilisateur active le mode de modification d'un élément (par exemple en appuyant sur le bouton "Modifier" d'un contact), l'événement "modifier" est enregistré. Toutefois, à ce stade, aucune donnée n'a été modifiée. Ce n'est que lorsque l'utilisateur appuie sur le bouton "Enregistrer" que les données saisies sont transférées dans la base de données. Dans ce cas, l'événement "mise à jour" est enregistré. Les modifications apportées peuvent être visualisées dans la liste des activités de l'utilisateur en déplaçant le curseur sur l'icône de la corbeille à droite de l'écran. En cliquant sur l'icône de la corbeille, les modifications sont annulées. Les éléments supprimés peuvent être restaurés de la même manière.

REMARQUE : la récupération des modifications et des éléments supprimés est basée sur le principe du "meilleur effort". Cela signifie qu'il peut y avoir des cas où la modification ne peut pas être annulée, par exemple parce que des modifications ont été apportées ultérieurement à des éléments liés. Cette fonction ne remplace pas une sauvegarde régulière de vos données!.

Notifications d'événements par courrier électronique

Il est souvent utile d'être activement informé de certaines modifications apportées à des éléments. Ce module permet d'activer la notification par e-mail sur n'importe quel événement dans Dolibarr. Pour configurer cette fonctionnalité, on définit des règles qui incluent les critères suivants :

• Type d'événement
• Type d'élément
• Tiers (optionnel)

Si tous les critères sont remplis, un email est envoyé. La configuration du destinataire du courrier peut se faire de deux manières différentes :

• contacts liés avec un type de contact spécifique (interne et externe)
• adresse e-mail fixe

Exemple : la règle suivante est configurée :

• événement = "confirm_validate"
• élément = "propal
• type de courrier = "interne
• type de contact = "SALESREPFOLL".

Dans ce cas, lorsqu'une proposition est approuvée, un courrier électronique est envoyé aux contacts liés à ce devis avec le rôle "SALESREPFOLL" (c'est-à-dire la personne interne responsable du devis). Pour l'envoi, il est possible de configurer n'importe quel modèle d'e-mail, qui peut être créé via la fonction "Paramètres -> E-mail -> Modèles d'e-mail".

Variables dans les modèles d'e-mail

Les modèles d'e-mail offrent la possibilité d'utiliser des variables. En plus des variables fournies par Dolibarr, les variables suivantes sont fournies par ce module et peuvent être utilisées lors de l'envoi de notifications par e-mail :

__AUDIT_RECEIPIENT_EMAIL__ = adresse e-mail du destinataire du mail
__AUDIT_RECEIPIENT_FIRSTNAME__ = prénom du destinataire du courrier
__AUDIT_RECEIPIENT_LASTTNAME__ = nom de famille du destinataire du courrier
__AUDIT_OBJECT_URL__ = URL complète de l'élément (par exemple https://demo.dolibarr.biz/comm/propal/card.php?id=1)
__AUDIT_OBJECT_EF___ = valeur du champ supplémentaire  de l'élément
__AUDIT_OBJECT_LINKED_CONTACT_ou EXTERNAL>_<type de contact>__FIRSTNAME__ = prénom du contact lié d'un type de contact.
AUDIT_OBJECT_LINKED_CONTACT_ou EXTERNAL>_type>__LASTNAME__ = Nom de famille du contact lié d'un type de contact.

Cas particulier : notification en cas de modification d'un champ supplémentaire

Les champs supplémentaires sont un moyen très puissant de stocker les informations d'un processus commercial. Parfois, il peut être utile de recevoir une notification lorsque la valeur d'un champ supplémentaire change.

Un exemple : Dans l'élément "Projet", il y a un champ supplémentaire "Statut de traitement" comme champ de sélection avec les valeurs "en cours", "en attente" et "terminé". Si vous souhaitez maintenant informer automatiquement votre client Müller GmbH dès que l'état du projet change, vous pouvez l'activer avec la règle suivante :

• Evénement = "update_extras"
• Element = "projet
• Param = "processing status" (indiquez ici le nom du champ supplémentaire - uniquement pertinent pour l'événement "update_extras")
• Type de courrier = "externe
• Type de contact = "CLIENT
• Partenaire commercial = "Müller GmbH

Dans le modèle d'e-mail, le nouveau statut peut être communiqué directement au client en utilisant la variable AUDIT_OBJECT_EF_BEARBEITUNGSSTATUS__.

Copyright et support

Auteur

Ce module a été développé par Guenter Lukas Consulting et est disponible sur Dolistore

Support

Demandes de support par ticket via https://support.gl.co.at

(c) Guenter Lukas Consulting